Wie gehen kleine und mittlere Unternehmen mit steigenden Anforderungen durch Digitalisierung, Fachkräftemangel und wirtschaftlichen Druck um? Und wie gelingt es, Mitarbeitende in Veränderungsprozesse einzubeziehen und Akzeptanz für neue Arbeitsweisen zu schaffen? Diese Fragen standen am 18. Mai 2026 im Mittelpunkt der gemeinsamen Veranstaltung des Demographie Netzwerks Hamburg und der Hamburger INQA-Beratungsstelle des BWH-SH.
Anhand zweier Praxisbeispiele aus unterschiedlichen Branchen wurde deutlich: Ob Gastronomie oder Sprachdienstleistung – die Herausforderungen unterscheiden sich zwar im Detail, die grundlegenden Veränderungsprozesse ähneln sich häufig.
Digitalisierung als Antwort auf wachsende Anforderungen
Für Julia Bode, Inhaberin und Geschäftsführerin des Restaurants Witwenball Bode & Bode GbR, entstand der Veränderungsbedarf aus mehreren Entwicklungen gleichzeitig: zunehmender Bürokratieaufwand, steigender wirtschaftlicher Druck und die Erkenntnis, dass bestehende Arbeitsweisen und einzelne digitale Hilfsmittel an Grenzen stießen.
Vor allem die Arbeit mit Excel-Lösungen erwies sich im laufenden Betrieb zunehmend als unzureichend. Gleichzeitig wuchs der Wunsch, Prozesse professioneller und zukunftsfähiger aufzustellen. Ziel war deshalb die Einführung einer integrierten digitalen Lösung – von Kassen- und Bezahlsystemen über Warenwirtschaft bis hin zu Website und Marketing.
Der Weg dorthin begann jedoch nicht mit der Auswahl einer Software. Im Mittelpunkt stand zunächst die Analyse bestehender Abläufe. Prozesse wurden hinterfragt, neu strukturiert und Anforderungen systematisch erarbeitet. Besonders positiv wurde dabei die mehrmonatige Begleitung im Rahmen des INQA-Coachings erlebt. „Man wurde an die Hand genommen und hatte nicht das Gefühl, den Prozess allein bewältigen zu müssen“, beschrieb Julia Bode rückblickend die Erfahrung.
Der eigentliche Aha-Moment entstand dabei weniger plötzlich, sondern entwickelte sich schrittweise: Erst im Verlauf wurde sichtbar, wie ein strukturierterer, effizienterer und digital unterstützter Arbeitsalltag künftig aussehen kann.
KI als Chance – und als kultureller Veränderungsprozess
Bei der wordinc GmbH, einer Agentur für Sprachdienstleistungen, war der Auslöser ein anderer: Christina Wöhlke, geschäftsführende Gesellschafterin des Unternehmens, erkannte, dass die rasante Entwicklung im Bereich Künstliche Intelligenz das Geschäftsmodell direkt infrage stellte. Neue Anwendungen und Übersetzungstechnologien sowie veränderte Kundenerwartungen erzeugten erheblichen Handlungsdruck. Gleichzeitig mussten Unsicherheiten im Team aufgefangen werden. Fragen nach Arbeitsplatzverlust, Veränderungen der Tätigkeiten und der zukünftigen Rolle von Linguistinnen und Linguisten standen früh im Raum.
Dabei verfügte das Unternehmen bereits seit Jahren über Erfahrungen mit digitalen Tools. Neu waren jedoch die Verunsicherung und die Ängste unter den Mitarbeitenden angesichts der systematischen Auseinandersetzung mit KI und ihrer rasanten Entwicklung. Daher fiel die Entscheidung früh, diesen Wandel aktiv gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu gestalten.
Die externe Begleitung erwies sich hier als entscheidender Faktor. Über einen längeren Zeitraum war es intern nicht gelungen, das gesamte Team mitzunehmen. Hinzu kamen wirtschaftliche Herausforderungen: steigender Kostendruck, Verunsicherung bei Kundinnen und Kunden sowie deutliche Umsatzrückgänge. Im Coaching wurden deshalb bewusst Dialogräume geschaffen. Mitarbeitende identifizierten gemeinsam sinnvolle Einsatzmöglichkeiten und testeten neue Arbeitsweisen schrittweise.
Ein prägender Moment entstand, als die ersten konkreten Entlastungen sichtbar wurden: KI unterstützte beispielsweise bei der Auswertung umfangreicher Angebote, bei Risikobetrachtungen, bei der Bearbeitung komplexer Texte oder beim Entwurf von Antworten auf Kundenbeschwerden. Auch für ungeliebte Routineaufgaben konnten Lösungen entwickelt werden.
Gleichzeitig blieb klar: Die fachliche Prüfung durch Menschen bleibt unverzichtbar. KI wurde nicht als Ersatz verstanden, sondern als Werkzeug zur Unterstützung und Entlastung.
Mitarbeitende einbinden und Veränderung gemeinsam gestalten
Ein zentrales Thema der Veranstaltung war die Frage, wie Teams in Veränderungsprozessen mitgenommen werden können.
Beim Witwenball zeigte sich, wie unterschiedlich Mitarbeitende auf Veränderungen reagieren. Der Prozess führte nicht nur zur Einführung neuer Werkzeuge, sondern auch dazu, das Team neu kennenzulernen und Rollen neu zu betrachten. Über die Zeit entwickelte sich ein gemeinsames Verständnis und eine größere Offenheit gegenüber digitalen Themen.
Auch bei wordinc veränderte sich die Unternehmenskultur deutlich. Nicht alle Mitarbeitenden wollten den eingeschlagenen Weg mitgehen; zugleich entstand Raum für neue Kompetenzen und Rollen. Heute setzt das Unternehmen den begonnenen Entwicklungsprozess fort – unter anderem mit regelmäßigen Innovationsformaten, monatlichen Treffen für neue Ideen sowie festen Terminen zu KI- und Automatisierungsthemen. Die kulturelle Veränderung beschrieb das Unternehmen rückblickend als grundlegenden Wandel: weg von Zurückhaltung gegenüber KI, hin zu aktiver Gestaltung und kontinuierlicher Weiterentwicklung.
Nachhaltige Veränderungen im Arbeitsalltag
Die Ergebnisse der Veränderungsprozesse zeigen sich heute in beiden Unternehmen deutlich.
Beim Witwenball ist die Arbeit strukturierter geworden, Prozesse laufen transparenter und digitale Themen werden aktiv aufgegriffen statt aufgeschoben. Der Entwicklungsprozess ist dabei keineswegs abgeschlossen – vielmehr entstand die Erkenntnis, dass Veränderung ein fortlaufender Prozess ist und Offenheit neue Freiräume schaffen kann. Insgesamt wurden rund 16 Mitarbeitende in die Entwicklung eingebunden.
Bei wordinc werden KI-gestützte Arbeitsweisen inzwischen gezielt weiterentwickelt. Das Unternehmen optimiert seine Prozesse kontinuierlich und nutzt die Dynamik des KI-Marktes für weitere Entwicklungen.
Unterstützung durch INQA-Coaching
Neben den inhaltlichen Veränderungen spielte auch die Begleitung durch die Hamburger INQA-Erstberatungsstelle eine wichtige Rolle. Silke Lorenz von der Hamburger Beratungsstelle des BWH-SH stellte das Programm vor und interviewte die beiden Unternehmerinnen. Themen wie Förderbedingungen, Organisation und administrative Anforderungen wurden von beiden Unternehmen nicht als Hürde, sondern als gut begleiteter Prozess erlebt.
Das Programm INQA-Coaching bietet kleinen und mittleren Unternehmen dabei einen strukturierten Rahmen für betriebliche Veränderungsprozesse. Neben der Begleitung durch qualifizierte Coaches bietet das Programm eine Förderung von bis zu 80 Prozent der Beratungskosten.
Die Veranstaltung machte deutlich: Digitalisierung beginnt selten mit Technologie allein. Erfolgreiche Veränderung entsteht dort, wo Prozesse hinterfragt, Mitarbeitende einbezogen und neue Wege gemeinsam entwickelt werden. Für beide Unternehmen liegt der größte Gewinn deshalb nicht nur in neuen Werkzeugen oder effizienteren Abläufen, sondern vor allem in einer gewachsenen Offenheit gegenüber Veränderung – und in der Erfahrung, dass Transformation gestaltbar ist.