Strategische Personalplanung mit Plan: Orientierung in Zeiten von Demografie und Digitalisierung
Wie können Organisationen ihren Personal- und Kompetenzbedarf vorausschauend planen – ohne dafür große Stäbe oder komplexe Softwarelösungen zu benötigen? Antworten auf diese Frage bot die zweiteilige Online-Workshopreihe "Strategische Personalplanung und Kompetenzentwicklung mit Plan", die ddn Hamburg gemeinsam mit wmp consult im Sommer und Herbst 2025 durchgeführt hat.
An zwei kompakten Nachmittagen erhielten Personalverantwortliche, Mitglieder von Arbeitnehmervertretungen sowie Beraterinnen und Wissenschaftlerinnen einen fundierten und zugleich praxisnahen Einstieg in ein Thema, das angesichts von Fachkräftemangel, demografischem Wandel und digitaler Transformation immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Workshop 1: Strategische Personalplanung verständlich und umsetzbar
Im Mittelpunkt des ersten Workshops stand die Grundlagenvermittlung zur strategischen Personalplanung. Ziel war es, ein gemeinsames Verständnis zentraler Begriffe und Zusammenhänge zu schaffen und zugleich Berührungsängste abzubauen.
Die Teilnehmenden erhielten einen Überblick darüber,
- warum strategische Personalplanung heute unverzichtbar ist,
- wie sie sich von operativer Personalplanung unterscheidet,
- welche Rolle Unternehmensstrategie, Demografie und Arbeitsmarktentwicklung spielen,
- und welche Risiken entstehen, wenn Personalbedarfe nicht systematisch betrachtet werden.
Anhand aktueller Forschungsergebnisse wurde deutlich, dass viele Organisationen zwar den Fachkräftemangel spüren, zukünftige Bedarfe jedoch häufig nur kurzfristig und reaktiv angehen. Der Workshop zeigte, dass ein strukturierter Planungsprozess auch mit begrenzten Ressourcen realisierbar ist – sofern klar vorgegangen wird.
Fünf Schritte zur strategischen Personalplanung
Ein zentraler Bestandteil war die Vorstellung des Excel-basierten Planungstools PYTHIA, das den gesamten Prozess der strategischen Personalplanung in fünf nachvollziehbaren Schritten abbildet: von der Ableitung aus der Unternehmensstrategie über die Analyse der aktuellen Belegschaft bis hin zur Definition konkreter Maßnahmen. Anhand eines Praxisbeispiels wurde veranschaulicht, wie sich Kapazitätsbedarfe systematisch erfassen und bewerten lassen.
Eine kurze Umfrage bestätigte dabei ein bekanntes Bild: Die Bedeutung strategischer Personalplanung wird hoch eingeschätzt, die Umsetzung erfolgt jedoch oft unsystematisch – vor allem aufgrund begrenzter Ressourcen und Planungsunsicherheiten.
Workshop 2: Kompetenzentwicklung im Zeichen der Digitalisierung
Der zweite Workshop baute auf den Grundlagen des ersten auf und verlagerte den Fokus auf die qualitative Seite der Personalplanung: die Analyse und Entwicklung von Kompetenzen.
Zu Beginn wurden zentrale Trends der Arbeitswelt vorgestellt. Deutlich wurde, wie stark Digitalisierung, Automatisierung und neue Arbeitsformen Tätigkeitsprofile verändern – und warum neben fachlichem Wissen zunehmend methodische, digitale sowie soziale und persönliche Kompetenzen an Bedeutung gewinnen.
Besonders hervorgehoben wurde die Rolle von:
- digitalem Denken und Handeln,
- Lernbereitschaft und Selbstorganisation,
- Anpassungs- und Veränderungsfähigkeit.
Diese Kompetenzen sind entscheidend, um Transformationsprozesse nicht nur zu bewältigen, sondern aktiv zu gestalten.
Vom Kompetenzbedarf zur Qualifizierungsmaßnahme
Ein Schwerpunkt des Workshops lag auf einem konkreten Praxisbeispiel aus der Beratung von wmp consult. Schritt für Schritt wurde gezeigt, wie Unternehmen:
- relevante Kompetenzbedarfe identifizieren,
- Kompetenzraster und -profile entwickeln,
- Ist- und Soll-Zustände vergleichen,
- und daraus gezielte Qualifizierungsmaßnahmen ableiten können.
Dabei wurde deutlich, dass erfolgreiche Kompetenzentwicklung nicht nur von passenden Instrumenten abhängt, sondern auch von transparenter Kommunikation und der Einbindung der Beschäftigten.
Ergänzend stellte Dr. Stracke verschiedene Methoden der Kompetenzerfassung vor – von quantitativen und qualitativen Verfahren bis hin zu datengetriebenen Ansätzen – sowie eine Auswahl an IT-Tools, die Unternehmen je nach Größe und Reifegrad unterstützen können. Auch hier reichte das Spektrum von einfachen Excel-Lösungen bis hin zu umfassenden Analytics-Plattformen.
Eine begleitende Umfrage zeigte, dass der Stellenwert von Kompetenzanalysen hoch ist, geeignete Prozesse und Tools jedoch noch nicht flächendeckend etabliert sind.
Positive Resonanz und Ausblick
Die Workshopreihe wurde von den Teilnehmenden insgesamt sehr positiv bewertet. Besonders geschätzt wurden die praxisnahe Aufbereitung, die anschaulichen Beispiele sowie die Möglichkeit zum Austausch über Organisations- und Branchengrenzen hinweg. Die interaktiven Elemente trugen dazu bei, die Veranstaltungen lebendig zu gestalten und unterschiedliche Perspektiven sichtbar zu machen.
Das Online-Format erwies sich erneut als großer Vorteil: Es ermöglichte eine flexible Teilnahme ohne Reisezeiten und ließ sich gut in den Arbeitsalltag integrieren. Die hohe Nachfrage bestätigte zudem, dass die Themen Demografie, strategische Personalplanung und Kompetenzentwicklung den aktuellen Bedarf vieler Organisationen treffen.
Die positiven Rückmeldungen bestärken ddn Hamburg und wmp consult darin, die Workshopreihe auch 2026 fortzuführen und weiter auszubauen.